Електронний підпис являє собою цифрову послідовність, що додається до файлу, в якому зберігається електронний документ (може бути й окремим файлом). Цифрова послідовність ЕП формується шляхом обчислення криптографічних функцій над файлом електронного документу за допомогою особистого ключа користувача, який накладає підпис. Така послідовність однозначно відповідає змісту файлу та особистому ключу користувача завдяки характеру криптографічних функцій, що використовуються, і тому може виступати повноцінним свідоцтвом факту засвідчення електронного документа власним підписом користувача.
Електронний підпис забезпечує:
засвідчення того, що електронний документ підписаний саме тією особою, що зазначена;
неможливість для особи, яка створила підпис, відмовитися від факту підпису;
засвідчення того, що електронний документ не був змінений з моменту накладення підпису;
засвідчення часу, коли був створений документ за допомогою електронної позначки часу.
Правовий статус електронного підпису визначений Законом України "Про електронні довірчі послуги".
Згідно з Законом, електронний підпис - це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.
Електронний підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.
Приналежність такого підпису певній особі має бути підтверджена сертифікатом, виданим Центром сертифікації ключів.
Власник електронного підпису відповідає за збереження свого особистого ключа і його використання лише особисто. Для того щоб гарантувати неможливість несанкціонованого використання свого ЕП, користувач повинен управляти статусом власного сертифіката.
Сертифікат може мати наступний статус:
чинний;
блокований;
скасований.
Для зміни статусу сертифіката користувач повинен ініціювати відповідну процедуру блокування, скасування або відновлення після блокування.